+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как правильно вести реестр входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.

Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать?

На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

Мы поможем вам разобраться с регистрацией [1] : какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии. Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря канцелярию , потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:. Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами приказом или учредительными документами уставом организации.

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа и использовать буквенную индексацию например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ Пример 3 , распоряжения по бухгалтерии — буквенный индекс ГБ Пример 4.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:. Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре — делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов. Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8— Останавливаться на нем не будем, так как в мартовском номере [3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т. Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т. Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП — заказное письмо, ЦП — ценное письмо и т.

Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь. Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы открытки, проспекты, брошюры, буклеты , а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, так как практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов см.

Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер из вышеприведенных мною или других подобных соображений , то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют степлером или скрепкой к документам, которые в нем пришли. Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора.

Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, так как иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов.

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов.

На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра. После регистрации и проставления визы резолюции руководителем на входящем документе делается его ксерокопия или скан-копия в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц.

Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным. Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист. Оригиналы документов за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов должны храниться у секретаря в канцелярии.

Исполнители работают с копиями , которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями скажем, неисправного агрегата , в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, то есть созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия , создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма. Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации если ее пока еще у вас нет.

Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом. К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше. Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно. Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата.

В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.

Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря. Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем. Специалисты Главархива рассказали, что делать при потере трудовой книжки.

Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала. Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным.

Если нет штампа — не беда! Напишете необходимые отметки от руки. Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп: внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации служебные и докладные записки, протоколы и т. Остановимся подробнее на каждой из групп документов. Внутренние документы Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать.

Обычно требуется четыре реестра регистрации: Реестр приказов Реестр распоряжений Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами приказом или учредительными документами уставом организации.

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса. Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме. Договоры Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8— Входящие документы Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании.

Журнал регистрации исходящих документов

На этой странице вашему вниманию предлагаются образцы документов: заявлений, журналов регистрации, писем и т. Здесь же вы найдете образцы документов, представленные в статьях сайта. Страница будет регулярно пополняться. Пока страница находится в состоянии обновления. Некоторые образцы еще старые, а ссылки могут открывать совсем не те документы, которые указаны в названиях. Заявление о предоставлении неполного отпуска. Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался! Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией.

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам. Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале. Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого предприятия. Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную.

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

.

Регистрация документов

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Милан

    забавно))

  2. Флорентина

    Ух вы мои сладкие !!!!

  3. Рада

    Я здесь случайно, но специально зарегистрировался, чтобы поучаствовать в обсуждении.

  4. Августа

    теперт езда для вас станет безопасной и приятным развлечением.

  5. wahmvewire

    Браво, вас посетила просто блестящая мысль

© 2019 etholpsy.ru